¿Cuántas veces una reunión de trabajo se convirtió en dos o tres o más?
En el mundo de los negocios es frecuente hacer reuniones para tratar simultáneamente uno o varios temas con un grupo de personas. Sin embargo, en ocasiones se abusa de este recurso y decimos que padecen de juntitis.
Pero dando por sentada su necesidad, son espacios en que se pueden ver las diferentes facetas de una situación para abordar problemas y buscar soluciones. Muchas buenas decisiones surgen de estos encuentros y se destaca el beneficio de que los participantes sienten que cada uno ha sido parte de la decisión.
La pandemia nos ha hecho avanzar a grandes zancadas en el uso de la tecnología. A los veteranos como mi socio Jacobo y yo, nos obligó a ponernos al día y utilizar estas aplicaciones en la red, que han sido muy útiles.
No es que tenga nada en contra de la herramienta Zoom en particular. Lo mismo aplica para Google Meets o la herramienta de Office para juntas virtuales.
Zoom vs. cara a cara
A pesar de la utilidad que tienen las herramientas digitales, también presentan desventajas, lo mismo para las reuniones presenciales.
Hace poco tuvimos una situación complicada pues un cliente nos pidió que justificáramos una serie de actividades que había realizado su empresa en años anteriores frente a sus auditores.
Tuvimos una serie de reuniones por Zoom con los auditores, el abogado de propiedad industrial, el contador, una empresa proveedora y nosotros, que fungimos como asesores externos. Parecía que ibamos avanzando pero siempre surgían nuevas preguntas que requerían de análisis y estudio antes de contestar. Así que se citaba a una nueva reunión y luego a otra y otra.
Daba la impresión de que no avanzábamos y eso puede dar una mala imagen para los que nos dedicamos a acompañar a las empresas. Entonces se convocó a una reunión presencial, en la oficina del proveedor.
Cara a cara
La cita fue a las 12:00 y estuvimos ahí media hora antes. La junta fluyó con suavidad y se pudieron aclarar todas las dudas. Pero sobre todo, fue muy bueno conocer personalmente a los auditores con quienes habíamos charlado sólo por Zoom.
En esta ocasión, preparamos una lista de los temas a tratar, la cual se entregó a todos los participantes. Fue un valioso elemento auxiliar que nos permitió permanecer enfocados en lugar de divagar.
Lo que no se puede comunicar en una junta virtual
La otra parte que pudimos redescubrir es que hay factores que cuentan mucho que no se pueden manejar en las juntas virtuales. Por mencionar los dos más importantes: la precedencia y el lenguaje no verbal.
La precedencia tiene que ver con una larga tradición de quién se sienta en dónde alrededor de la mesa de juntas. El llegar antes nos permitió a todos los especialistas sentarnos de frente al cliente y a sus auditores.
El lenguaje no verbal implica además de los gestos faciales, las actitudes corporales. Ambos hablan mucho más que las palabras. Por gestos y actitudes uno se puede mostrar hostil y agresivo o empático y comprensivo.
El milagro consistió en que la junta requirió solamente de 42 minutos para que nos pusiéramos de acuerdo en los temas que en las otras juntas virtuales, de una hora de duración cada una, no se lograron concretizar.
Ambas formas de llevar a cabo las reuniones o juntas de trabajo son de utilidad, debemos pensar en qué otras cosas queremos transmitir para decidir cuál nos conviene más. ¿Qué tipo de juntas usarán en tu empresa?